บันทึกลูกค้าใน WellDesk คือภาพรวมสมบูรณ์ของลูกค้า — ข้อมูลติดต่อ ประวัติการจอง ยอดใช้จ่าย บันทึก และอื่นๆ บทความนี้อธิบายวิธีอ่านและใช้บันทึกลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
การเปิดบันทึกลูกค้า
- ไปที่ Customers ในแถบนำทางหลัก
- ค้นหาลูกค้าด้วยชื่อ อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์
- คลิกชื่อหรือแถวเพื่อเปิดบันทึกทั้งหมด
บันทึกลูกค้าแบ่งเป็นแท็บ:
แท็บ Overview
แท็บ Overview แสดงข้อมูลสำคัญอย่างรวดเร็ว:
- ข้อมูลติดต่อ — อีเมล โทรศัพท์ วันเกิด
- Tags — ป้ายกำกับที่กำหนดให้ลูกค้านี้
- Statistics — จำนวนการจองทั้งหมด ยอดใช้จ่ายทั้งหมด มูลค่าการจองเฉลี่ย วันที่เยี่ยมชมล่าสุด
- Notes — บันทึกภายในจากทีมของคุณ
แท็บ Bookings
รายการนัดหมายทั้งหมดที่ลูกค้านี้มีกับธุรกิจของคุณตามลำดับเวลา คุณสามารถดู:
- วันและเวลา
- บริการที่จอง
- พนักงานที่ให้บริการ
- สถานะการจอง (Completed, Cancelled, No-show)
- จำนวนเงินที่ชำระ
คลิกการจองใดก็ได้เพื่อเปิดรายละเอียดทั้งหมด
แท็บ Notes
บันทึกภายในทั้งหมดสำหรับลูกค้านี้ พร้อมประทับเวลาและชื่อพนักงานที่เพิ่มแต่ละบันทึก บันทึกไม่เคยมองเห็นได้สำหรับลูกค้า
การแก้ไขรายละเอียดลูกค้า
บทบาท Owner และ Admin สามารถแก้ไขรายละเอียดลูกค้าใดก็ได้:
- เปิดบันทึกลูกค้า
- คลิก Edit ที่มุมขวาบน (หรือคลิกโดยตรงที่ช่องที่ต้องการเปลี่ยนในบางส่วน)
- อัปเดตรายละเอียด
- คลิก Save Changes
บทบาท Staff: สมาชิกทีม Staff สามารถดูบันทึกลูกค้าและเพิ่มบันทึก แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลติดต่อ (ชื่อ อีเมล โทรศัพท์)
การเพิ่มและแก้ไขบันทึก
บันทึกเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งต่อข้อมูลลูกค้าที่สำคัญระหว่างสมาชิกทีม:
- เปิดบันทึกลูกค้า
- ไปที่แท็บ Notes
- คลิก + Add Note
- พิมพ์บันทึกและคลิก Save
เพื่อแก้ไขบันทึกที่มีอยู่ คลิกไอคอนดินสอข้างบันทึก คุณสามารถแก้ไขได้เฉพาะบันทึกของตัวเอง
ตัวอย่างบันทึกที่มีประโยชน์:
- “ชอบไม่มีเพลงระหว่างการรักษา”
- “แพ้ยางพารา — ตรวจถุงมือก่อนการรักษาทุกครั้ง”
- “วันเกิดเดือนพฤษภาคม — ส่งคูปองโปรโมชัน”
- “แนะนำโดย Jane Smith”
การรวมบันทึกที่ซ้ำกัน
หากลูกค้าปรากฏสองครั้งในระบบ (พบบ่อยหลังจากนำเข้า CSV) คุณสามารถรวมสองบันทึกได้:
- เปิดบันทึกที่ซ้ำกันรายการใดรายการหนึ่ง
- คลิก Actions → Merge with another record
- ค้นหาและเลือกข้อมูลที่ซ้ำกัน
- ตรวจสอบว่าข้อมูลใดจะถูกเก็บไว้จากแต่ละบันทึก
- คลิก Merge Records
การจองจากทั้งสองบันทึกจะถูกเก็บรักษาและรวมไว้ภายใต้บันทึกที่รวมกัน
การเก็บถาวรลูกค้า
หากลูกค้าไม่มาเยี่ยมอีกและคุณต้องการลบออกจากรายการที่ใช้งาน:
- เปิดบันทึกลูกค้า
- คลิก Actions → Archive Customer
ลูกค้าที่เก็บถาวรจะไม่ปรากฏในตารางลูกค้าหลัก แต่บันทึกและประวัติการจองจะถูกเก็บรักษาไว้ คุณสามารถกู้คืนลูกค้าที่เก็บถาวรโดยกรองหา Archived และคลิก Restore
เคล็ดลับและแนวปฏิบัติที่ดี
- ตรวจสอบบันทึกลูกค้าก่อนนัดหมาย — การรู้ประวัติ ความชอบ และบันทึกช่วยให้คุณต้อนรับแบบปรับแต่งได้
- อัปเดตบันทึกทันทีหลังเซสชัน — รายละเอียดจะสดใหม่ที่สุดหลังนัดหมาย
- ใช้ส่วนสถิติสำหรับข้อมูลเชิงลึกด้านความภักดี — ลูกค้าที่มียอดใช้จ่ายสูงและมาบ่อยเป็นผู้สมัครหลักสำหรับข้อเสนอโปรแกรมความภักดี