การติดตามค่าใช้จ่าย

สำหรับ:เจ้าของผู้ดูแลระบบ

อัปเดตแล้ว:

ส่วน Expenses ใน WellDesk ช่วยให้คุณติดตามสิ่งที่ธุรกิจใช้จ่ายควบคู่กับสิ่งที่ได้รับ การบันทึกค่าใช้จ่ายสม่ำเสมอหมายความว่าจะมีเซอร์ไพรส์น้อยลงในช่วงเสียภาษีและเห็นภาพกำไรที่แท้จริงชัดเจนขึ้น

ภาพรวมตารางค่าใช้จ่าย

ประเภทค่าใช้จ่ายที่สามารถติดตามได้

หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย WellDesk ได้แก่:

  • Products and supplies — น้ำมันนวด ผลิตภัณฑ์ดูแลผิว ผลิตภัณฑ์ทำความสะอาด
  • Equipment — เครื่องจักร เครื่องมือ เฟอร์นิเจอร์ร้านเสริมสวย
  • Utilities — ไฟฟ้า น้ำ อินเทอร์เน็ต
  • Rent — ค่าสถานที่
  • Staff costs — เงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น
  • Marketing — โฆษณาโซเชียลมีเดีย สื่อสิ่งพิมพ์ การถ่ายภาพ
  • Software — ค่าสมัครสมาชิกและเครื่องมือ
  • Other — อะไรก็ตามที่ไม่อยู่ในหมวดหมู่มาตรฐาน

การสร้างค่าใช้จ่าย

  1. ไปที่ Finances → Expenses ในแถบนำทางหลัก
  2. คลิก + Add Expense ที่มุมขวาบน
  3. กล่องโต้ตอบการสร้างค่าใช้จ่ายจะเปิดขึ้น

กล่องโต้ตอบสร้างค่าใช้จ่าย

  1. กรอกรายละเอียดค่าใช้จ่าย:
ช่องจำเป็นคำอธิบาย
Descriptionใช่สิ่งที่ซื้อ (เช่น “น้ำมันนวดโรสฮิป — 5 ลิตร”)
Amountใช่ค่าใช้จ่าย ในสกุลเงินที่กำหนดค่าไว้
Dateใช่เมื่อเกิดค่าใช้จ่าย
Categoryใช่เลือกจากรายการหมวดหมู่
Supplierไม่ซื้อจากใคร
Notesไม่บริบทเพิ่มเติม (หมายเลขใบแจ้งหนี้ การอ้างอิง)
Receiptไม่อัปโหลดรูปภาพหรือ PDF ของใบเสร็จ
  1. คลิก Save Expense

การดูและกรองค่าใช้จ่าย

ตาราง Expenses แสดงค่าใช้จ่ายที่บันทึกทั้งหมด ใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดมุมมอง:

  • Date range — ดูเดือน ไตรมาส หรือช่วงเวลาที่กำหนดเอง
  • Category — ดูการใช้จ่ายตามประเภท
  • Amount range — กรองตามต้นทุน

ตารางแสดงยอดรวมการใช้จ่ายสำหรับช่วงเวลาที่กรองไว้ที่ด้านบน

การแนบใบเสร็จ

แนะนำอย่างยิ่งให้อัปโหลดรูปภาพใบเสร็จไปยังค่าใช้จ่าย เพื่อให้บันทึกพร้อมสำหรับการตรวจสอบโดยไม่ต้องใช้ระบบจัดเก็บแยกต่างหาก

เพื่อแนบใบเสร็จ:

  1. เปิดค่าใช้จ่ายที่มีอยู่โดยคลิกในตาราง
  2. ในส่วน Receipt คลิก Upload Receipt
  3. เลือกไฟล์ JPG, PNG หรือ PDF (สูงสุด 10 MB)
  4. คลิก Save

การส่งออกค่าใช้จ่าย

ส่งออกข้อมูลค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี:

  1. ใช้ตัวกรองช่วงวันที่หรือหมวดหมู่ที่ต้องการ
  2. คลิก Export → CSV หรือ Export → PDF

การส่งออกรวมคอลัมน์ที่มองเห็นทั้งหมด มอบให้นักบัญชีของคุณเมื่อสิ้นปีการเงิน

เคล็ดลับและแนวปฏิบัติที่ดี

  • บันทึกค่าใช้จ่ายรายสัปดาห์ — อย่าปล่อยให้สะสม เซสชัน 5 นาทีทุกวันศุกร์ช่วยให้บันทึกเป็นปัจจุบัน
  • แนบใบเสร็จเสมอ — การจัดเก็บใบเสร็จดิจิทัลน่าเชื่อถือกว่ากระดาษ
  • ระบุในคำอธิบายให้ชัดเจน — “ผลิตภัณฑ์ดูแลผิว” ยากต่อการกระทบยอดเมื่อสิ้นปีมากกว่า “Environ AVST serum — 6 ขวด”
  • ใช้ค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำ สำหรับต้นทุนที่เกิดขึ้นซ้ำทุกเดือน — ดู ค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำ

บทความที่เกี่ยวข้อง