La configuración de clientes controla cómo WellDesk crea y almacena los registros de clientes — desde la gestión de visitas sin cita hasta los campos de datos recopilados durante la reserva. Un perfil de cliente bien configurado facilita brindar un servicio personalizado y mantener registros precisos.
Acceder a la configuración de clientes
- Vaya a Configuración en la navegación principal.
- Haga clic en la pestaña Clientes.
Gestión de clientes sin cita
Los clientes sin cita son aquellos que llegan sin una reserva previa. WellDesk ofrece dos formas de gestionarlos:
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Crear un nuevo perfil de cliente | Se crea un nuevo registro de cliente para cada visita sin cita. Use esto si desea registrar a todos los visitantes y construir una base de datos completa de clientes. |
| Usar un cliente de visita sin cita compartido | Todas las visitas sin cita se registran en un único perfil genérico de “Cliente sin cita”. Use esto si maneja un alto volumen de visitas sin cita y no necesita registrar personas individuales. |
Elija la opción que corresponda a su modelo de negocio. Puede cambiar en cualquier momento — los registros existentes no se ven afectados.
Campos de datos del cliente
Configure qué campos se muestran y son obligatorios cuando un cliente reserva en línea o cuando el personal crea un perfil de cliente manualmente.
| Campo | Opciones |
|---|---|
| Número de teléfono | Oculto / Opcional / Obligatorio |
| Fecha de nacimiento | Oculto / Opcional / Obligatorio |
| Género | Oculto / Opcional / Obligatorio |
| Dirección | Oculto / Opcional / Obligatorio |
| Notas / alergias | Oculto / Opcional / Obligatorio |
| Consentimiento de marketing | Oculto / Opcional / Obligatorio |
Establezca los campos sensibles (como fecha de nacimiento o dirección) como Obligatorio solo si sus servicios realmente los necesitan — la recopilación excesiva de datos crea fricción al reservar y aumenta las obligaciones de privacidad de datos.
Nota: La dirección de correo electrónico y el nombre son siempre obligatorios para las reservas en línea y no se pueden ocultar.
Notas predeterminadas del cliente
Agregue una plantilla de nota predeterminada que se rellene previamente en el campo Notas de cada nuevo perfil de cliente. Esto es útil si tiene un conjunto estándar de preguntas de ingreso o recordatorios para el personal.
Ejemplo:
“Verificar alergias antes del tratamiento. Preguntar sobre visitas anteriores.”
El personal puede editar o borrar la nota predeterminada por cliente. La plantilla solo se rellena cuando se crea un nuevo perfil por primera vez.
Consentimiento de marketing
Si envía correos electrónicos promocionales o mensajes SMS a los clientes, debe recopilar su consentimiento. Active el campo Consentimiento de marketing para que los clientes puedan optar durante la reserva.
Cuando un cliente da su consentimiento, su perfil se marca con la fecha de consentimiento. Use esta marca para filtrar su lista de clientes al enviar campañas.
Importante: Los requisitos de recopilación de datos y consentimiento varían según el país. Consulte sus directrices locales de protección de datos para asegurarse de que su configuración es conforme.
Consejos y mejores prácticas
- Solicite solo lo que necesita — menos campos obligatorios significa menos reservas abandonadas. Agregue campos a medida que su necesidad de datos madure.
- Use el perfil compartido de visitas sin cita para mostradores de alto volumen — las peluquerías y salones de uñas con mucho tráfico sin cita se benefician de no crear un nuevo perfil para cada visita anónima.
- Capture el consentimiento de marketing desde el primer día — incorporar la recopilación de consentimiento retroactivamente es difícil. Actívelo ahora para que su lista de clientes esté lista para campañas de correo electrónico cuando las necesite.