La configuración de notificaciones controla qué correos electrónicos automáticos envía WellDesk a los clientes y al personal cuando se crean, modifican o cancelan reservas. Las notificaciones bien configuradas reducen las ausencias, mantienen informado a su equipo y dan a los clientes confianza en sus citas.
Acceder a la configuración de notificaciones
- Vaya a Configuración en la navegación principal.
- Haga clic en la pestaña Notificaciones.
Notificaciones al cliente
Estos correos electrónicos se envían a la dirección de correo electrónico del cliente en momentos clave de su proceso de reserva.
| Notificación | Desencadenante | Recomendado |
|---|---|---|
| Confirmación de reserva | Inmediatamente después de que se crea o confirma una reserva. | Siempre activo |
| Recordatorio de cita | Un tiempo configurable antes de la cita. | Siempre activo |
| Confirmación de cancelación | Cuando se cancela una reserva. | Activo |
| Confirmación de cambio de fecha | Cuando una reserva se mueve a una nueva fecha u hora. | Activo |
| Seguimiento por no presentarse | Cuando una reserva se marca como no presentado. | Opcional |
Active o desactive cada notificación. Como mínimo, mantenga activos Confirmación de reserva y Recordatorio de cita — estos tienen el mayor impacto en la reducción de ausencias.
Tiempo del recordatorio
Establezca con cuánta anticipación se envía el correo de recordatorio al cliente. Opciones comunes:
- 24 horas antes
- 48 horas antes
- 1 hora antes
Puede activar varios tiempos de recordatorio simultáneamente (p. ej., 48 horas y 2 horas antes) para citas de alto valor o largas.
Notificaciones al personal
Estas notificaciones se envían a la dirección de correo electrónico del miembro del personal asignado.
| Notificación | Desencadenante |
|---|---|
| Nueva reserva asignada | Cuando se crea una reserva y se le asigna. |
| Modificación de reserva | Cuando se modifica una reserva en su agenda. |
| Cancelación de reserva | Cuando se cancela una reserva en su agenda. |
| Resumen diario de agenda | Un resumen matutino de las citas del día. |
Los miembros individuales del personal pueden personalizar aún más sus propias preferencias después de iniciar sesión en Mi perfil → Notificaciones.
Notificaciones para administradores y propietarios
Estas notificaciones se envían a la dirección de correo electrónico de notificaciones del propietario o administrador configurada en Configuración general.
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Nueva reserva en línea | Se activa cuando un cliente reserva en línea. |
| Nuevo registro de cliente | Se activa cuando un cliente crea una cuenta en su página de reservas. |
| Cancelación de reserva | Se activa cuando se cancela cualquier reserva. |
| Resumen diario | Resumen matutino de todas las citas del día. |
Dirección de correo electrónico para notificaciones
De forma predeterminada, WellDesk envía las notificaciones de administración a su correo de inicio de sesión. Para redirigir las alertas a una dirección diferente (como una bandeja de entrada compartida de recepción):
- Vaya a Configuración → General.
- Ingrese una dirección diferente en el campo Correo electrónico de notificaciones.
- Haga clic en Guardar cambios.
Consejos y mejores prácticas
- Envíe siempre confirmaciones de reserva — los clientes esperan un correo inmediato después de reservar. Desactivar esto aumenta la incertidumbre y las consultas de soporte.
- Use dos tiempos de recordatorio para citas largas — un recordatorio de 48 horas da a los clientes tiempo para reagendar; un recordatorio de 2 horas es un último aviso que reduce significativamente las ausencias.
- Dirija las notificaciones de administración a una bandeja de entrada compartida — si el propietario suele estar no disponible, una dirección de equipo compartida garantiza que las alertas de reserva se vean a tiempo.
- Active el resumen diario para los gerentes — un resumen matutino ayuda con las decisiones de personal y a detectar vacíos en la agenda antes de que comience el día.