Die Benachrichtigungseinstellungen steuern, welche automatischen E-Mails WellDesk an Kunden und Mitarbeiter sendet, wenn Buchungen erstellt, geändert oder storniert werden. Gut konfigurierte Benachrichtigungen reduzieren Nichterscheinen, halten Ihr Team informiert und geben Kunden Vertrauen in ihre Termine.
Benachrichtigungseinstellungen aufrufen
- Gehen Sie zu Einstellungen in der Hauptnavigation.
- Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen.
Kundenbenachrichtigungen
Diese E-Mails werden zu wichtigen Zeitpunkten in der Buchungsreise an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.
| Benachrichtigung | Auslöser | Empfohlen |
|---|---|---|
| Buchungsbestätigung | Unmittelbar nachdem eine Buchung erstellt oder bestätigt wurde. | Immer ein |
| Terminerinnerung | Eine einstellbare Zeit vor dem Termin. | Immer ein |
| Stornierungsbestätigung | Wenn eine Buchung storniert wird. | Ein |
| Umbuchungsbestätigung | Wenn eine Buchung auf ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit verlegt wird. | Ein |
| Nachverfolgung bei Nichterscheinen | Wenn eine Buchung als Nichterscheinen markiert wird. | Optional |
Schalten Sie jede Benachrichtigung ein oder aus. Halten Sie mindestens Buchungsbestätigung und Terminerinnerung aktiv — diese haben den größten Einfluss auf die Reduzierung von Nichterscheinen.
Erinnerungszeitpunkt
Legen Sie fest, wie weit im Voraus die Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird. Übliche Optionen:
- 24 Stunden vorher
- 48 Stunden vorher
- 1 Stunde vorher
Sie können mehrere Erinnerungszeitpunkte gleichzeitig aktivieren (z. B. 48 Stunden und 2 Stunden vorher) für hochwertige oder lange Termine.
Mitarbeiterbenachrichtigungen
Diese Benachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des zugewiesenen Mitarbeiters gesendet.
| Benachrichtigung | Auslöser |
|---|---|
| Neue zugewiesene Buchung | Wenn eine Buchung erstellt und ihnen zugewiesen wird. |
| Buchungsänderung | Wenn eine Buchung in ihrem Kalender geändert wird. |
| Buchungsstornierung | Wenn eine Buchung in ihrem Kalender storniert wird. |
| Tagesplan-Zusammenfassung | Eine morgendliche Übersicht der Termine des Tages. |
Einzelne Mitarbeiter können nach dem Einloggen unter Mein Profil → Benachrichtigungen ihre eigenen Präferenzen anpassen.
Benachrichtigungen für Admins und Owner
Diese Benachrichtigungen werden an die Owner- oder Admin-Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse gesendet, die in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert ist.
| Benachrichtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Online-Buchung | Wird ausgelöst, wenn ein Kunde online bucht. |
| Neue Kundenregistrierung | Wird ausgelöst, wenn ein Kunde ein Konto auf Ihrer Buchungsseite erstellt. |
| Buchungsstornierung | Wird ausgelöst, wenn eine Buchung storniert wird. |
| Tagesübersicht | Morgendliche Übersicht aller Termine des Tages. |
Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse
Standardmäßig sendet WellDesk Admin-Benachrichtigungen an Ihre Anmelde-E-Mail. Um Benachrichtigungen an eine andere Adresse weiterzuleiten (z. B. ein gemeinsames Empfangspostfach):
- Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein.
- Geben Sie eine andere Adresse im Feld Benachrichtigungs-E-Mail ein.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Tipps und Best Practices
- Buchungsbestätigungen immer senden — Kunden erwarten eine sofortige E-Mail nach der Buchung. Das Deaktivieren erhöht Unsicherheit und Support-Anfragen.
- Zwei Erinnerungszeitpunkte für lange Termine verwenden — eine 48-Stunden-Erinnerung gibt Kunden Zeit zum Umbuchen; eine 2-Stunden-Erinnerung ist ein letzter Anstoß, der Nichterscheinen deutlich reduziert.
- Admin-Benachrichtigungen an ein gemeinsames Postfach weiterleiten — wenn der Owner oft nicht erreichbar ist, stellt ein gemeinsames Team-Postfach sicher, dass Buchungsbenachrichtigungen zeitnah wahrgenommen werden.
- Tagesübersicht für Manager aktivieren — eine morgendliche Zusammenfassung hilft bei Personalentscheidungen und beim Erkennen von Lücken im Tagesplan.